• Vanaf € 95 per maand verzorgt De Administratiekamer uw complete boekhouding
  • Outsourcen

Mag ik nu gewoon alles weggooien?

Bron: Tips & Advies(20-05-2014)

Fiscale bewaarplicht
Kan dat ook korter? Ruimte is kostbaar en u wilt waarschijnlijk liever eerder van uw archiefdozen met documenten af. Het is goed om te weten dat de Belastingdienst in sommige gevallen akkoord gaat met digitalisering van uw gegevens én met kortere bewaartermijnen.

Hoe en hoelang u uw administratie moet bewaren, hangt af van de vraag om wat voor gegevens het gaat.

Sommige gegevens worden door de Belastingdienst aangemerkt als basisgegevens. Dit zijn gegevens waar de Belastingdienst veel belang aan hecht. Aan andere gegevens hecht de Belastingdienst juist minder belang.

Verschillende soorten gegevens
Tot de basisgegevens behoren:
 
  • het grootboek
  • de debiteuren- en de crediteurenadministratie
  • de voorraadadministratie
  • de in- en de verkoopadministratie
  • de loonadministratie
De basisgegevens moet u zeven jaar bewaren. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst de basisgegevens niet meer bij u op.
In verband met de herzieningstermijn van de btw-aftrek voor onroerende zaken, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.

Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan zeven jaar.

In welke vorm bewaren?
Voor de basisgegevens en de overige gegevens (dus niet voor gegevens over onroerende zaken) kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over:
 
  • de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of digitaal);
  • het detailniveau (bijvoorbeeld of u telstroken van de kassa moet bewaren).

Tip: zorg voor een schriftelijke bevestiging van de afspraken en bewaar deze goed.

Programma's en bestanden
Computerprogramma's en digitale bestanden moet u ook bewaren. U moet er ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt.

Als u alleen een afdruk op papier bewaart, voldoet u niet aan uw bewaarplicht.

Onder strikte voorwaarden mag u bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Conversie is onder de volgende voorwaarden toegestaan:
 
  • de gegevens moeten volledig worden overgezet;
  • de gegevens moeten inhoudelijk juist zijn;
  • de nieuwe gegevensdrager moet tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar zijn;
  • de geconverteerde gegevens moeten binnen een redelijke tijd kunnen worden gereproduceerd en leesbaar gemaakt.

Tip: overleg met de Belastingdienst voordat u tot conversie overgaat en zet afspraken op schrift.

 

Contact

De Administratiekamer
Industrieweg-Oost 13a, 6662 NE Elst
Tel. 0481-848840
Email: info@de-administratiekamer.nl

Offerte knop

Actueel

Boek

Back to Top

Tarieven
Afbeelding administratie
Administratiekantoor

De Administratiekamer is een fris, dynamisch, transparant en persoonlijk administratiekantoor met een hoge mate van professionaliteit.

Lees meer >>

Afbeelding administratie
Outsourcen administratie

Als flexibele financiële afdeling voegen we waarde toe aan onze klanten en werken zoveel mogelijk met een jaarplanning tegen vaste maandelijkse kosten.

Lees meer >>

Afbeelding administratie
Training voor startende zzp'er

Enkele malen per jaar laat De Administratiekamer Rinske Jansen, auteur van het boek 'Startersgids voor zzp'ers', de training 'Goed van Start!' verzorgen.

Lees meer >>