Algemene voorwaarden

Administratiekantoren ´”De Penningmeestersch” en “De Administratiekamer”

In de algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

A-Opdrachtgever: De partij die opdracht geeft.

B-Opdrachtnemer: Administratiekantoor “De Penningmeestersch” en/of Administratiekantoor “De Administratiekamer”.

Artikel 1. Toepasselijkheid van deze voorwaarden

1. 1. Deze voorwaarden gelden voor iedere aanbieding en iedere overeenkomst tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever waarop Opdrachtnemer deze voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover van deze voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk en schriftelijk is afgeweken.
2. 2. De onderhavige voorwaarden zijn eveneens van toepassing op alle Overeenkomsten met Opdrachtnemer voor de uitvoering waarvan derden dienen te worden betrokken.
3. 3. Standaardvoorwaarden gehanteerd door de Opdrachtgever gelden niet, tenzij deze uitdrukkelijk schriftelijk zijn aanvaard door Opdrachtnemer.

Artikel 2. Offerte/Opdrachtbevestiging

2. 1. Al onze aanbiedingen zijn vrijblijvend, exclusief BTW en hebben een geldigheidsduur van 30 dagen, tenzij in de offerte een termijn voor aanvaarding is genoemd
3. De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat de door Opdrachtnemer en Opdrachtgever ondertekende offerte/opdracht bevestiging retour is ontvangen. De bevestiging is gebaseerd op de ten tijde daarvan door de Opdrachtgever aan Opdrachtnemer verstrekte informatie. De bevestiging wordt geacht de Overeenkomst volledig en juist weer te geven.

2.3. Het staat partijen vrij te bewijzen dat de Overeenkomst op andere wijze tot stand is gekomen.

Artikel 3. Verplichtingen van de Opdrachtgever

3.1. Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke Opdrachtnemer overeenkomstig zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de verleende opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze ter beschikking te stellen.

3.2. In geval van opdrachten tot controle van financiële verantwoordingen zal Opdrachtgever de Opdrachtnemer op de hoogte brengen van alle overige informatie die voor de uitvoering of voltooiing van de opdracht relevant is.

3.3. Opdrachtgever staat in voor de betrouwbaarheid, juistheid en volledigheid van de aan Opdrachtnemer ter beschikking gestelde gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn voor zover uit de aard van de opdracht niet anders voortvloeit.

3.4. De uit de vertraging in de uitvoering van de opdracht voortvloeiende extra kosten en het extra honorarium, ontstaan door het niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stellen van de verlangde gegevens en bescheiden, zijn voor rekening van 1 Opdrachtgever.

3.5. Indien en voor zover Opdrachtgever zulks verzoekt, worden de ter beschikking gestelde bescheiden aan deze geretourneerd.

Artikel 4. Uitvoering van de opdracht

4.1. Opdrachtnemer zal de opdracht naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren en op grond van de op dat moment bekende stand der wetenschap en bepaalt de wijze waarop en door welke persoon de verleende opdracht uitgevoerd wordt.

4.2. Indien en voor zover een goede uitvoering van de Overeenkomst dit vereist, heeft Opdrachtnemer het recht bepaalde werkzaamheden te laten verrichten door derden.

4.3. Indien de voor de uitvoering van de Overeenkomst benodigde gegevens niet tijdig aan Opdrachtnemer zijn verstrekt, heeft Opdrachtnemer het recht de uitvoering van de Overeenkomst op te schorten, behoudens zijn recht op extra kosten zoals bepaald in artikel 3.4.

4.4. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat Opdrachtnemer is uitgegaan van door de Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens. Tevens is Opdrachtnemer niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, doordat gegevens door Opdrachtgever te laat zijn aangeleverd.

4.5. Indien is overeengekomen dat de opdracht in fasen zal worden uitgevoerd kan Opdrachtnemer de uitvoering van die onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten totdat de Opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd.

Artikel 5. Contractduur, uitvoeringstermijn

5.1. De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij partijen uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeenkomen.

5.2. Is binnen de looptijd van de Overeenkomst voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden een termijn overeengekomen, dan is dit nimmer een fatale termijn. Bij overschrijding van de uitvoeringstermijn dient de Opdrachtgever Opdrachtnemer derhalve schriftelijk in gebreke te stellen. Artikel 6. Wijziging van de Overeenkomst

6.1. Indien tijdens de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat voor een behoorlijke uitvoering het noodzakelijk is om de te verrichten werkzaamheden te wijzigen of aan te vullen, zullen partijen tijdig en in onderling overleg de opdracht dienovereenkomstig aanpassen.

6.2. Indien partijen overeenkomen dat de Overeenkomst wordt gewijzigd of aangevuld, kan het tijdstip van voltooiing van de uitvoering daardoor worden beïnvloed. Opdrachtnemer zal de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk hiervan op de hoogte stellen.

6.3. Indien de wijziging of aanvulling op de Overeenkomst financiële en/of kwalitatieve consequenties heeft, zal Opdrachtnemer de Opdrachtgever hierover van tevoren inlichten.

6.4. Indien een vast honorarium is overeengekomen zal Opdrachtnemer dan aangeven in hoeverre de wijziging of aanvulling van de Overeenkomst een overschrijding van dit honorarium tot gevolg heeft.

6.5. In afwijking van lid 3 zal Opdrachtnemer geen meerkosten in rekening kunnen brengen indien de wijziging of aanvulling het gevolg is van omstandigheden die aan haar kunnen worden toegerekend.

Artikel 7. Geheimhouding

7.1 Opdrachtnemer is, tenzij hij een wettelijke of beroepsplicht tot bekendmaking heeft, verplicht tot geheimhouding tegenover derden.

7.2 Opdrachtnemer is niet gerechtigd de informatie die aan hem door Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld aan te wenden tot een ander doel dan waarvoor zij werd verkregen. Hierop wordt echter een uitzondering gemaakt in het geval Opdrachtnemer voor zichzelf optreedt in een tucht-, civiele, of strafprocedure waarbij deze informatie van belang kan zijn.

7.3 Tenzij daartoe door Opdrachtnemer voorafgaande schriftelijke toestemming is verleend, zal Opdrachtgever de inhoud van rapporten, adviezen of andere al of niet schriftelijke uitingen van Opdrachtnemer, die niet zijn opgesteld of gedaan met de strekking derden van de daarin neergelegde informatie te voorzien, niet openbaar maken. De Opdrachtgever zal er tevens voor zorg dragen dat derden niet van de in de vorige zin bedoelde inhoud kennis kunnen nemen.

7.4 De geheimhoudingsverplichtingen ingevolge dit artikel gelden niet voor zover vertrouwelijke informatie van de andere partij openbaar dient te worden gemaakt krachtens de wet, een verordening of een gerechtelijk bevel of bij besluit van een overheidsinstantie, op voorwaarde dat de ontvangende partij zich tot het uiterste inspant om de omvang van die openbaarmaking te beperken en de betrokken partij tevoren in kennis stelt van een zodanige voorgenomen openbaarmaking. 7.5 Partijen staan ervoor in dat hun medewerkers c.q. de gebruiker alsmede door partijen ingeschakelde derden de in dit artikel beschreven geheimhoudingsverplichtingen nakomen. Artikel 8. Intellectuele eigendom

8.1. Onverminderd het bepaalde in artikel 6 van deze voorwaarden behoudt Opdrachtnemer zich de rechten en bevoegdheden voor die haar toekomen op grond van de Auteurswet.

8.2. Alle door Opdrachtnemer verstrekte stukken, zoals rapporten, adviezen, ontwerpen, (model-)contracten, schetsen, tekeningen, software enz., zijn uitsluitend bestemd om te worden gebruikt door de Opdrachtgever en mogen niet door hem zonder voorafgaande toestemming van Opdrachtnemer worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt, of ter kennis van derden 2 gebracht, behoudens voor zover zulks overeengekomen is of uit de aard van de Overeenkomst voortvloeit dat dit is toegestaan.

8.3. Opdrachtnemer behoudt tevens het recht de door de uitvoering van de werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht.

Artikel 9. Opzegging

Beide partijen kunnen te allen tijde de Overeenkomst schriftelijk opzeggen. Partijen dienen in dat geval een opzegtermijn van tenminste twee maanden in acht te nemen. Artikel 10. Opschorting/ontbinding/beëindiging

Onverminderd de in deze voorwaarden genoemde algemene opschorting - of ontbindingsbevoegdheid heeft Opdrachtnemer, indien Opdrachtgever enige verplichting uit de door partijen gesloten Overeenkomst niet tijdig, niet, onvolledig of onvoldoende nakomt, faillissement dan wel surseance heeft aangevraagd (door een derde), onder Opdrachtgever beslag in welke vorm dan ook is gelegd, Opdrachtgever zijn onderneming geheel of gedeeltelijk liquideert dan wel stil legt dan wel overdraagt, niet tijdig de door hem verschuldigde declaraties voldoet, het recht om:

10.1. Te allen tijde een gegeven opdracht te beëindigen welke opzegging dient te geschieden middels aangetekende brief; 10.2. Vooruitbetaling, dan wel zekerheidsstelling van Opdrachtgever te vragen - voor alle bestaande dan wel in de toekomst af te sluiten Overeenkomsten - alvorens Opdrachtnemer met de levering van zijn (verdere) werkzaamheden aanvangt; 10.3. Levering van zijn diensten op te schorten;

10.4. De desbetreffende Overeenkomst geheel of voor zover niet uitgevoerd gedeeltelijk ontbonden te achten, door verzending aan Opdrachtgever van een schriftelijke kennisgeving, zonder dat de rechterlijke tussenkomst noodzakelijk is, een en ander onverminderd de aan Opdrachtnemer toekomende rechten tot schadevergoeding wegens ontbinding.

10.5. Indien Opdrachtnemer gebruik maakt van haar rechten als verwoord in dit artikel, dan is Opdrachtnemer jegens Opdrachtgever nimmer aansprakelijk voor de daaruit eventueel ontstane schade, zowel direct als indirect.

Artikel 11. Reclames

11.1. Reclames over de verrichte werkzaamheden of tekortkomingen, dienen door de Opdrachtgever binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 30 dagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheden schriftelijk te worden gemeld aan Opdrachtnemer, bij gebreke waarvan iedere aansprakelijkheid van Opdrachtnemer is uitgesloten en vervallen alle rechten van Opdrachtgever in verband met de reclame.

11.2. Reclames als in het eerste lid bedoeld, schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.

11.3. Indien een klacht gegrond is, zal Opdrachtnemer de werkzaamheden alsnog verrichten zoals overeengekomen, tenzij dit inmiddels voor de Opdrachtgever aantoonbaar zinloos is geworden. Dit laatste dient door de Opdrachtgever schriftelijk kenbaar te worden gemaakt.

11.4. Indien het alsnog verrichten van de overeengekomen dienstverlening niet meer mogelijk of zinvol is, zal Opdrachtnemer slechts aansprakelijk zijn binnen de grenzen van artikel 15. Artikel 12. Honorarium

12.1. Voor aanbiedingen en Overeenkomsten waarin een vast honorarium wordt aangeboden of is overeengekomen gelden de leden 2, 6 en7 van dit artikel. Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen, gelden de leden 4 t/m 7 van dit artikel. 12 2. Partijen kunnen bij het tot stand komen van de Overeenkomst een vast honorarium per jaar, per kwartaal of per maand overeenkomen.

• Indien geen vast honorarium wordt overeengekomen, zal het honorarium worden vastgesteld op grond van werkelijk bestede uren. Het honorarium wordt berekend volgens de gebruikelijke uurtarieven, geldende voor de periode waarin de werkzaamheden worden verricht, zoals opgenomen in de Overeenkomst.
  • Eventuele kostenramingen zijn exclusief BTW,
  • Bij opdrachten met een looptijd van meer dan een maand zullen de verschuldigde kosten periodiek in rekening worden gebracht.
  • Indien Opdrachtnemer met de Opdrachtgever een vast honorarium of uurtarief overeenkomt, heeft Opdrachtnemer het recht, rekening houdend met de wettelijke bepalingen, gestegen kosten door te berekenen en haar honorarium aan te passen 12.7. Indien een vast honorarium is afgesproken, maar de werkzaamheden blijken in de praktijk omvangrijker dan bij het aangaan van de Overeenkomst kon worden voorzien, kan het honorarium door Opdrachtnemer aangepast worden. Opdrachtnemer dient dit altijd schriftelijk aan de Opdrachtgever mee te delen.

Artikel 13. Betaling

13.1. Betaling door Opdrachtgever dient, zonder aftrek, korting of schuldverrekening, te geschieden binnen de overeengekomen termijnen, doch in geen geval later dan veertien dagen na factuurdatum. Betaling dient te geschieden in Euro’s door middel van storting ten gunste van een door Opdrachtnemer aan te wijzen bankrekening.

13.2. Indien Opdrachtgever niet binnen de onder 13.1 genoemde termijn heeft betaald, is Opdrachtnemer gerechtigd, nadat hij Opdrachtgever tenminste eenmaal heeft aangemaand te betalen, zonder nadere ingebrekestelling en onverminderd de overige rechten van Opdrachtnemer, vanaf de vervaldag Opdrachtgever de wettelijke rente in rekening te brengen tot op de datum van algehele voldoening.

13.3. In geval van liquidatie, faillissement of surséance van betaling van de Opdrachtgever zullen de vorderingen van

Opdrachtnemer en de verplichtingen van de Opdrachtgever jegens Opdrachtnemer onmiddellijk opeisbaar zijn. 3

13.4. Door de Opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds ter afdoening in de eerste plaats van alle verschuldigde rente en kosten, in de tweede plaats van opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de Opdrachtgever, dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur. Artikel 14. Incassokosten

14.1. Is de Opdrachtgever in gebreke of in verzuim met het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor rekening van Opdrachtgever. In ieder geval is de Opdrachtgever de wettelijke incassokosten verschuldigd:

14.2. Indien Opdrachtnemer aantoont hogere kosten te hebben gemaakt, welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen ook deze voor vergoeding in aanmerking. Artikel 15. Aansprakelijkheid

Opdrachtnemer zal zijn werkzaamheden naar beste kunnen verrichten en daarbij de zorgvuldigheid in acht nemen die van een administrateur kan worden verwacht. Indien een fout wordt gemaakt doordat de Opdrachtgever hem onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, is Opdrachtnemer voor de daarvoor ontstane schade niet aansprakelijk. Indien de Opdrachtgever aantoont dat hij schade heeft geleden door een fout van Opdrachtnemer die bij zorgvuldig handelen zou zijn vermeden dan is die aansprakelijkheid als volgt begrensd:

15.1. De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor zover deze door haar aansprakelijkheidsverzekering wordt gedekt, is beperkt tot het bedrag van de door de verzekeraar gedane uitkering.

15.2. Indien de verzekeraar in enig geval niet tot uitkering overgaat of schade niet door de verzekering wordt gedekt, is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer beperkt tot tweemaal de factuurwaarde van de opdracht, althans dat gedeelte van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.

15.3. In afwijking van hetgeen hierboven in lid 2 van dit artikel is bepaald, wordt bij een opdracht met een looptijd langer dan zes maanden, de aansprakelijkheid verder beperkt tot het over de laatste zes maanden verschuldigde honorariumgedeelte.

15.4. De in deze voorwaarden opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Opdrachtnemer of haar ondergeschikten.

15.5. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor gevolgschade.

15.6. Elke aansprakelijkheid van Opdrachtnemer vervalt uiterlijk 60 maanden (5 jaar) nadat de fiscale aangiftes van het desbetreffende boekjaar zijn ingediend, te vermeerderen met de termijn waarvoor uitstel is verleend

15.7. Elke aansprakelijkheid van Opdrachtnemer vervalt indien de Opdrachtgever bij een eventuele belastingcontrole over het betreffende tijdvak Opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld hierbij aanwezig te zijn, voorts in het geval de Opdrachtgever, Opdrachtnemer niet in de gelegenheid heeft gesteld de betreffende tekortkoming te herstellen en in het geval verdere werkzaamheden naar aanleiding van c.q. in verband met die tekortkoming hebben plaatsgevonden zonder dat de Opdrachtgever Opdrachtnemer daarbij betrokken heeft. Artikel 16. Overmacht

16.1. Onder overmacht wordt in deze algemene voorwaarden verstaan naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, alle van buiten komende oorzaken, voorzien of niet voorzien, waarop wij geen invloed kunnen uitoefenen, doch waardoor wij niet in staat zijn onze verplichtingen na te komen. Werkstakingen in het bedrijf van Opdrachtnemer worden daaronder begrepen.

16.2. Opdrachtnemer heeft ook het recht zich op overmacht te beroepen, indien de omstandigheid die (verdere) nakoming verhindert, intreedt nadat Opdrachtnemer haar verbintenis had moeten nakomen.

16.3. Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Opdrachtnemer opgeschort. Indien de periode waarin door overmacht nakoming van de verplichtingen door Opdrachtnemer niet mogelijk is langer duurt dan 2 maanden zijn beide partijen bevoegd de Overeenkomst te ontbinden zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.

16.4. Indien Opdrachtnemer bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk aan haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan haar verplichtingen kan voldoen is zij gerechtigd het reeds uitgevoerde c.q. uitvoerbare deel afzonderlijk te factureren en is de Opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen als betrof het een afzonderlijk contract. Dit geldt echter niet als het reeds uitgevoerde c.q. uitvoerbare deel geen zelfstandige waarde heeft.

Artikel 17. Elektronische communicatie

17.1. Tijdens de uitvoering van de Opdracht kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren.

17.2. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van het gebruik van elektronische middelen van communicatie, waaronder – maar niet beperkt tot – schade ten gevolge van niet-aflevering of vertraging bij de aflevering van elektronische communicatie, onderschepping of manipulatie van elektronische communicatie door derden of door programmatuur/apparatuur gebruikt voor verzending, ontvangst of verwerking van elektronische communicatie, overbrenging van virussen en het niet of niet goed functioneren van het telecommunicatienetwerk of andere voor elektronische communicatie benodigde middelen, behoudens voor zover de schade het gevolg is van opzet of grove schuld.

17.3. Zowel Opdrachtgever als Opdrachtnemer zullen al hetgeen redelijkerwijs van ieder van hen verwacht mag worden doen of nalaten ter voorkoming van het optreden van voornoemde risico’s.

17.4. De data-uittreksels uit de computersystemen van verzender leveren dwingend bewijs op van (de inhoud van) de door verzender verzonden elektronische communicatie tot het moment dat tegenbewijs is geleverd door de ontvanger 4

Artikel 18. Vervaltermijn

Voor zover in deze algemene voorwaarden niet anders is bepaald, vervallen vorderingsrechten en andere bevoegdheden van

Opdrachtgever uit welke hoofde ook jegens Opdrachtnemer in verband met het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer, in ieder geval één jaar na het moment waarop Opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden. Artikel 19. Overige bepalingen

19.1. Indien Opdrachtnemer op locatie van Opdrachtgever Werkzaamheden verricht, draagt Opdrachtgever zorg voor een geschikte werkplek. Met betrekking tot beschikbar gestelde (computer)faciliteiten is Opdrachtgever verplicht voor continuïteit zorg te dragen onder meer door middel van afdoende back-up, veiligheid en viruscontrole procedures.

19.2. Opdrachtgever zal geen bij de uitvoering van de Werkzaamheden betrokken medewerkers van Opdrachtnemer aannemen of benaderen om bij Opdrachtgever, al dan niet tijdelijk, direct of indirect, in dienst te treden, dan wel direct of indirect ten behoeve van Opdrachtgever, al dan niet in loondienst, Werkzaamheden te verrichten gedurende de looptijd van de Overeenkomst of enige verlenging daarvan en gedurende 12 maanden daarna.

Artikel 20. Toepasselijk recht en forumkeuze

20.1. Op alle Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht exclusief van toepassing.

20.2. Alle geschillen die verband houden met Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Opdrachtnemer zijn woonplaats heeft.

20.3. In afwijking van het bepaalde in lid 2 kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer kiezen voor een andere wijze van geschillenbeslechting.

Artikel 21. Wijziging en vindplaats van de voorwaarden

Van toepassing is steeds de laatst gedeponeerde versie. Wij zijn gerechtigd de algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd. Grote inhoudelijke wijzigingen worden (bij voorbaat) met de klant besproken. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd ten kantore van de Kamer van Koophandel te Arnhem.